Datenautobahn statt Papierstau

Claudia Ernsten, Prokuristin bei Hövelmann + Böckenholt: „Durch die digitalen Lösungen von HS - Hamburger Software ermöglichen wir unseren Mitarbeitern ein effizienteres Arbeiten und sparen dadurch Zeit und Papier – auch im Homeoffice.“ (Zitat, freigestellt)

Es herrscht ein rauer Wind im deutschen Transportgeschäft. Neben Kostendruck und Billiganbietern aus dem Ausland, gilt es immer wieder das eigene Geschäftsmodell zu hinterfragen, um möglichst schnell und individuell auf Kundenanforderungen reagieren zu können. Die Dinslakener Speditionen Hövelmann + Böckenholt setzen diesbezüglich vor allem auf Digitalisierung. Gemeinsam mit den Experten von HS - Hamburger Software wurde jüngst ein automatisierter Rechnungseingang (REV) implementiert. Schon jetzt profitiert die Speditionen von deutlich schnelleren Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz im Rechnungswesen. Langfristiges Ziel ist das papierlose Büro.

Hinter Hövelmann + Böckenholt steckt das bereits 1902 gegründete Dinslakener Familienunternehmen Ferdinand Hövelmann Spedition GmbH. 1995 erfolgte schließlich der Erwerb der R. Böckenholt Transport GmbH. Für den reibungslosen Transport schwerer Maschinen, Bauteile, Apparate und Raumzellen werden aktuell 50 Mitarbeiter, 30 Sattelzugmaschinen sowie 40 Tieflader eingesetzt. Zur wachsenden Kundschaft gehören sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch namhafte Konzerne aus dem In- und Ausland.
„Wir sind Spezialisten im Umgang mit ‚schweren Brocken‘“, sagt Claudia Ernsten, Prokuristin und Leiterin der Verwaltung bei Hövelmann + Böckenholt. „Kunden, die einen Schwertransport benötigen, erhalten von uns ein maßgeschneidertes Rundum-sorglos-Paket.“
Hövelmann + Böckenholt übernimmt dabei nicht nur die gesamte Projektabwicklung inklusiver sämtlicher behördlicher Genehmigungen, sondern sorgt auch für eine fachgerechte Einlagerung und Verpackung der Schwergüter. Erst vor kurzem wurde hierfür eine 9.000 Quadratmeter große Schwerguthalle in Hünxe-Bucholtwelmen errichtet. „Fast 90 Prozent unserer Kunden wünschen eine Komplettlösung für ihre Transporte. Daher wachsen wir derzeit sehr stark in den Bereichen Verpackungslogistik und Komplettabwicklung“, führt die Prokuristin weiter aus.

Schlanke Prozesse für mehr Wachstum

Um den Kunden möglichst schnell eine passgenaue Lösung anbieten zu können, müssen intern alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. „Für stabiles Wachstum setzen wir konsequent auf Digitalisierung“, betont Claudia Ernsten. „Es geht uns darum, Prozesse innerhalb der Verwaltung zu verschlanken und zu beschleunigen, damit wir effizient arbeiten können.“
Bereits seit 1995 vertraut die Spedition im Rechnungswesen und bei der Personalabrechnung auf Lösungen von HS - Hamburger Software. Jüngst wurde die Finanzbuchhaltungssoftware um ein Archivsystem und eine DMS-Anbindung erweitert. Seitdem lassen sich unternehmensrelevante Dokumente jeglicher Art revisionssicher und GoBD-konform archivieren.
Im Februar 2020 erfolgte schließlich die Implementierung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) von HS. Claudia Ernsten dazu: „Für unsere beiden GmbHs bearbeiten wir im Jahr rund 6.000 Kreditorenrechnungen – Tendenz steigend. Wir sind ein kleines Team und der zeitliche Aufwand zur Prüfung und Freigabe nahm immer sehr viel Zeit in Anspruch. Papierrechnungen gingen da schon einmal verloren oder lagen zur Bearbeitung zu lange beim Sachbearbeiter. „ Aufgrund des ständig wachsenden Belegaufkommens haben wir uns alle eine digitale Lösung gewünscht.“

Digitaler Rechnungsumlauf spart Kosten und Zeit

Trotz Pandemie-Beschränkungen konnte das REV-Projekt in lediglich vier Wochen umgesetzt werden. Sämtliche Abstimmungen und Schulungen fanden online statt. „Die Ansprechpartner von HS haben uns bei der Einführung sehr gut unterstützt und waren jederzeit erreichbar“, erinnert sich Projektleiterin Claudia Ernsten. „Wir haben uns schnell an die neuen Abläufe gewöhnt – zumal die Lösung selbsterklärend und intuitiv zu bedienen ist.“
Kleine Änderungen für einzelne Mandanten lassen sich im Handumdrehen selbst vornehmen. Durch eine Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem per API-Schnittstelle werden die Stammdaten der Kreditoren jetzt automatisch in die REV übernommen. Noch bevor die Belege in Umlauf gehen, kann eine Vorkontierung vorgenommen werden.
„Stand heute hat sich der Umlauf der Kreditorenrechnungen deutlich verkürzt, ist sicherer und vor allem transparenter geworden“, bringt Claudia Ernsten die Vorteile auf den Punkt.
So werden die Rechnungen nach Erhalt entweder gescannt oder landen gleich als E-Mail im digitalen Postkorb. Wichtige Anlagen wie etwa Lieferscheine oder Frachtbriefe werden gleich mit angeheftet. Die gesammelten Dokumente lassen sich so auch jederzeit aus dem Archiv abrufen und einsehen.

Eine Sachbearbeiterin prüft die Rechnungen dann formal und verteilt sie auf die digitalen Postkörbe der Abteilungen. Jeder Verantwortliche besitzt dabei seine individuellen Zugriffsrechte. Falls die Freigabe einer Rechnung sachlich abgelehnt wird, können die Gründe dafür in einem Kommentarfeld deutlich gemacht werden.
Im Falle einer Bewilligung leitet der Sachbearbeiter den Beleg einfach weiter in den zentralen Postkorb der Buchhaltung. Von dort aus erfolgt die Übernahme ins Finanzbuchhaltungssystem. Da die Vorkontierung bereits durchgeführt worden ist, fehlen nur noch wenige Klicks bis zur Buchung und finalen Archivierung.
„Früher hatten wir einen großen Aktenschrank voller Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen und Bankbelege. Heute ist die Anzahl der Ordner auf lediglich eine Handvoll zurückgegangen. Das Papieraufkommen hat sich durch die REV und das angebundene Archivsystem drastisch reduziert. Im Grunde heften wir nur noch Kopien unserer Kontoauszüge ab, alles andere liegt digital vor“, freut sich Prokuristin Claudia Ernsten. 

Mehr Transparenz im Rechnungsumlauf

Liegen in den Postkörben neue Rechnungen zur Bearbeitung, werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch via E-Mail informiert. Auch lassen sich Bearbeitungsfristen setzen. Und besonders wichtig für das Team Rechnungswesen: „Wir können auf Tastendruck genau nachvollziehen, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wie jeweils der aktuelle Status ist. So gehen uns keine Belege mehr verloren oder werden zu spät abgezeichnet.“
Zudem besteht die Möglichkeit, Referenzen wie Auftragsnummern oder Projektnummern anzugeben. Auf diese Weise können die Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Belege direkt auf einzelne Projekte verteilen und entsprechend buchen.
Eine weitere wichtige Eigenschaft der Lösung ist die Mehrmandantenfähigkeit. „Wir buchen ja für zwei Unternehmen“, so Claudia Ernsten. „Da ist es hilfreich, dass wir mit HS gleich mehrere betriebswirtschaftlich voneinander getrennte Unternehmen übersichtlich in einer Software abbilden können.“
Auch die Niederlassungen in Mittenwalde und Hünxe seien durch das Digitalisierungsprojekt nun besser eingebunden. „Zeitintensive Telefonate entfallen, ebenso der lange Postweg. Bei Klärungsbedarf nutzen die Verantwortlichen die Kommentarfunktion. Und da sämtliche relevanten Dokumente bereits digital an der Rechnung anhängen, gibt es kaum noch Rückfragen.“

Schnelle Freigaben aus dem Homeoffice

Ein großer Vorteil gerade in Pandemiezeiten ist dabei, dass die Mitarbeiter auch von außen per Remote auf das System zugreifen können. „Wir sind ein sehr familienfreundliches Unternehmen und unterstützen unsere Mitarbeiter dabei, Familie und Beruf in Einklang zu bringen. Die Kollegen können jetzt sämtliche buchhalterischen Aufgaben problemlos von zu Hause aus erledigen. Das hat uns während des Lockdowns sehr geholfen. Daher sind wir auch froh, dass wir gerade noch rechtzeitig mit dem Projekt gestartet sind“, betont Claudia Ernsten, die mittlerweile selbst zwei Tage in der Woche im Homeoffice arbeitet und dies auch weiterhin so beibehalten möchte.

Weitere Ziele in Aussicht

Dass Digitalisierung ein Weg über viele kleine Etappen ist, darüber sind sich bei Hövelmann + Böckenholt alle einig. Auch in Zukunft sollen noch viele weitere Projekte mit HS realisiert werden. „Mit den digitalen Lösungen von HS haben wir eine zukunftsfähige Basis geschaffen, auf der wir flexibel agieren und weitere Projekte in Angriff nehmen können“, so das vorläufige Fazit von Claudia Ernsten. „Als nächstes planen wir die Einführung einer DMS-Anbindung an die Personalabrechnung. Mithilfe von digitalen Personalakten wollen wir auch in diesem Bereich künftig komplett papierlos arbeiten. Und auch unser Fahrpersonal soll sukzessive immer mehr in die vorhandenen Systeme eingebunden werden, damit beispielsweise Frachtpapiere oder Aufträge direkt an die Fahrer versandt werden können.“