Zeiterfassung mobilisiert

Das Fertigungsunternehmen beschäftigt mehr als 600 Mitarbeitende. Die Fertigung umfasst komplexe Aufgaben. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, war eine umfangreiche Zeit- und Betriebsdatenerfassung erforderlich. Vor der Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung erfassten die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten noch mit Stempeluhren und auf Papierformularen. Zunächst wurde eine BDE-Software für die Fertigung mit Zeiterfassung und Zutrittskontrolle eingeführt, die jedoch schon nach kurzer Zeit aufgrund von Problemen mit der Funkübermittlung wieder ersetzt werden musste. Diese Funklösung hatte jedoch ihre Tücken – obwohl sie erst kurze Zeit in Betrieb war. Einerseits hatten immer wieder Daten gefehlt, andererseits war die Funkübermittlung zu unsicher.

Gemeinsam mit der Personalabteilung plante das mittelständische Fertigungsunternehmen eine neue Zeiterfassungssoftware zu implementieren. Ziel war es, ein stabileres System zu schaffen, verlässliche Betriebsdaten zu erhalten und zudem die Personalabteilung durch Self-Services zu entlasten. Dabei kristallisierte zeigte sich, dass es von Vorteil wäre, nicht nur die alte Zeiterfassungssoftware, sondern gleich die Stempeluhren durch moderne Terminals, ideal auf Basis von modularen Apps, mit auszutauschen.

Zeiterfassung ist ein IT-Projekt

Die Entscheidung fiel auf die Zeiterfassungslösung von einem der Markführer in diesem Software-Segment. Dessen Lösung beinhaltete auch gleich das Employe Selfservice Management. Die Implementierung übernahm ein Partner und auch die IT-Abteilung des Fertigungsunternehmens war in den Prozess involviert, übernahm die Installation der Server, Terminals und sonstiger Infrastruktur. Fachlich war das Projekt zwar eindeutig in der Personalabteilung angesiedelt, da es aber mit neuer Hard- und Software recht IT-lastig wurde, übergab man es schließlich ganz an die IT. Die IT-Experten wählten neue Zeiterfassungsterminals aus, testeten und installierten diese, nachdem sie zuvor die gesamte Vernetzung dafür geschaffen und die Türen neu verkabelt hatten. In einem zweiten Projektschritt kamen dann neue BDE-Terminals in den Produktionsstätten hinzu.

Für die Erstellung der mobilen und Terminal-Apps, Datenbankinstallation, Software-Implementierung samt Rückfragen, sowie alle technischen Fragen hatte man noch einen Spezialanbieter mit an Bord geholt. Dieser Experte aus mobiler App- und ERP-Welt übernahm dann auch Schnittstellen- und Portal-Anbindung auf modernen technischen Standards. Auch bei der Auswahl der Hardware verließ sich das Fertigungsunternehmen auf die langjährige Expertise dieses Spezialanbieters. So unterstützte dieser zum Beispiel bei der Anpassung der Transponder, damit die Daten korrekt von den Scannern ausgelesen werden konnten.

Vom Papierformular zu digitalen Daten

Früher wurden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der Fertigung auf Papierformularen erfasst und mussten manuell in ein Buchungsprogramm und anschließend in ein Abrechnungsprogramm übertragen werden. Dies führte zu Fehlern und einem hohen Korrekturaufwand in der Personalabteilung. Und die Beschäftigten hatten in der Vergangenheit oft kaum einen Überblick über ihre tatsächlichen Arbeitszeiten. Sie haben zwar ihre Zeiten an der Stempeluhr gestempelt, aber die lagen dann in der Personalabteilung. Mit der neuen Lösung können nun alle Beschäftigten ihre täglichen Arbeitszeiten mobil erfassen und nutzen hierzu eine eigens konfigurierte App als Bedienoberfläche. Dadurch hat sich die Transparenz für die Mitarbeiter und Vorgesetzten verbessert, und die Personalabteilung ist nachhaltig entlastet.

Gleich mehrere Fliegen mit einer IT-Klappe erschlagen

Die Lösung inkludiert nun auch die Erfassung von Maschinenzeiten (MDE) und unterstützt zudem eine vorbeugende Instandhaltung. Außerdem können über ein Selfservice-Portal jetzt auch Vertriebsmitarbeiter und Service-Kräfte ihre Dienstgänge erfassen und genehmigen lassen.

Das Selfservice Management ist durchgängig mit seiner Funktionsvielfalt in der App-Oberfläche abgebildet. Neben dem Lohnabrechnungsprogramm bildet die Plattform-App das Hauptprogramm in der Personalabteilung. Über die Fertigungshallen sind rund 50 BDE-Terminals in allen Abteilungen verteilt. Die Mitarbeiter melden sich an, erhalten ihre Vorgabezeiten und melden ihren jeweiligen Arbeitsstand zurück. Zudem werden im BDE Maschinenzeiten etc. erfasst. Da erkennen die Mitarbeiter auch selbst am BDE-Bildschirm, wenn irgendwo gerade eine Maschine defekt oder in Wartung ist. Von Vorteil dabei: Über Reports lässt sich ermitteln, welche Fertigungsanlagen häufiger und mit welchen Fehlern ausfallen, um eine vorbeugende Instandhaltung (predictive maintenance) zu betreiben.

Die Mitarbeiter hatten „ihre“ neue Zeiterfassung auch sofort akzeptiert. Sie sind nun eigenverantwortlich und müssen auch nicht mehr wegen jeder Bagatelle in der Personalabteilung anrufen – das schafft mündige Mitarbeiter. Ein Klick genügt und jeder sieht, wo er mit seiner Zeit steht oder welche Urlaubszeiten demnächst in seiner Abteilung anstehen.

Und Dienstgänge werden heute komplett in dem Selfservice-Portal erfasst, mit Auftragsdaten, Zeiten, Dienstfahrzeug, etc. Über einen Workflow ist geregelt, wer den Außentermin genehmigen muss, und der Vorgesetzte kann direkt im Portal einen Dienstgang freigeben.